Foire aux questions sur SQF

Comment implanter la norme SQF ?

La plupart des fournisseurs de produits alimentaires ont déjà mis en place un programme global de sécurité alimentaire et sont habitués à se préparer aux vérifications réglementaires, de qualité et/ou d’hygiène/sécurité alimentaire. La transition vers un système SQF est beaucoup plus facile pour les fournisseurs ayant déjà mis en œuvre les normes ISO ou HACCP, et encore plus s’ils ont mis en œuvre les deux. Après vous être informé des exigences du programme SQF, vous devriez évaluer les options de conseil si nécessaire* et désigner un employé comme praticien SQF, votre expert interne du système. Conformément aux exigences SQF, le praticien SQF doit :

Être un employé permanent à temps plein, responsable de la gestion globale du système SQF ;

Être formé et compétent en matière d’HACCP pour mettre en œuvre et maintenir les plans HACCP de votre entreprise ; et

Posséder les connaissances et les compétences nécessaires pour implanter et maintenir votre système SQF.

Après avoir effectué une analyse préliminaire des écarts de votre système actuel, vous devez maintenant mettre en pratique vos engagements. Le temps et les ressources nécessaires à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un programme SQF varient selon l’état actuel de votre programme et l’étendue de la certification visée.

Perry Johnson Registrars Food Safety Canada Company (PJRFSCC) comprend que cette période peut être très stressante et complexe, surtout lorsque la certification est exigée par un client ou une société mère. Nous vous recommandons fortement d’établir une relation avec un organisme de certification avant de finaliser le processus de mise en œuvre. Lorsque vous contacterez PJRFSCC, nous vous demanderons de remplir un formulaire de demande. Selon les renseignements que vous fournirez sur votre entreprise et votre programme, un gestionnaire de projet vous proposera un plan de certification concurrentiel et un tarif adapté. Effectuer cette étape le plus tôt possible facilitera la gestion de votre projet, notamment en matière de budget et de planification. Sans pour autant fournir de services de conseil, PJRFSCC peut également vous apporter son soutien pour toute question relative au processus de certification.

*Perry Johnson Registrars Food Safety Canada Company n’offre pas de services de consultation, car cela constituerait un conflit d’intérêts. Toutefois, PJRFSCC connaît plusieurs firmes de consultation SQF réputées et peut fournir une liste de références sur demande.

Une préévaluation est-elle requise ?

Les préévaluations sont facultatives et PJRFSCC, en tant qu’organisme de certification, ne les exige pas. Toutefois, les avantages d’une préévaluation, notamment lors du premier cycle de certification, sont nombreux :

• elle permet de cibler les points faibles de votre système actuel ;
• elle vous permet de vous familiariser avec l’auditeur et le processus d’audit ; et
• elle augmente vos chances de réussir l’audit de certification dès le premier essai.

La durée de la préévaluation est laissée à la discrétion de l’organisme. Cependant, PJRFSCC recommande généralement d’y consacrer au moins 60 % du temps prévu pour l’audit de certification.

Combien coûte la certification ?

PJRFSCC respecte les recommandations de l’Institut SQF concernant la durée des audits des organismes de certification. La durée totale de votre audit dépendra des principaux facteurs suivants :

• Le niveau de certification SQF souhaité (niveau 1, 2 ou 3) ;
• Le nombre total de vos plans HACCP et la complexité de vos processus ; et
• Le nombre total de vos employés et la taille de votre établissement.

D’autres facteurs, propres à chaque fournisseur, peuvent entraîner un ajustement de la durée totale. Comme la plupart des audits de systèmes de gestion de la qualité, le programme SQF suit un processus d’audit en deux phases : l’audit documentaire (phase 1) dure en moyenne une journée, tandis que l’audit des installations (phase 2) dure généralement entre un jour et demi et trois jours (une journée supplémentaire est généralement prévue pour la rédaction du rapport et la gestion des mesures correctives). Les honoraires de PJRFSCC, en tant qu’organisme de certification, comprennent : le temps d’audit calculé à un taux quotidien ; des frais annuels de certification et de tenue de dossiers ; et les frais de déplacement des auditeurs, plafonnés. L’institut SQF perçoit des frais supplémentaires : une cotisation annuelle d’inscription du fournisseur, calculée en fonction de son chiffre d’affaires brut de l’année précédente, et des frais modiques pour le téléchargement du rapport d’audit. Afin d’obtenir les devis les plus précis, PJRFSCC recommande de demander à chaque organisme de certification un sommaire détaillé et préalable de tous les frais prévus.

En quoi consiste le processus de certification ?

Après avoir signé un contrat de services avec un organisme de certification, vous devez vous inscrire comme fournisseur dans la base de données en ligne SQF. PJRFSCC vous accompagnera dans cette démarche si nécessaire. La base de données en ligne centralise toutes les activités d’audit, y compris la remise du rapport d’audit, la mise en œuvre des mesures correctives et la publication des résultats de certification. Ensuite, sauf si vous avez opté pour une préévaluation, la première étape consiste à planifier votre audit documentaire de phase 1.

Pour préparer cette phase 1, vous devrez remplir toute la documentation relative à votre système SQF. PJRFSCC vous fournira une liste des exigences à titre indicatif. L’objectif de l’audit documentaire de phase 1 est de vérifier que votre documentation est conforme au code SQF et à votre périmètre de certification. Selon les contraintes de temps, la disponibilité de l’auditeur et d’autres facteurs liés au fournisseur, l’audit de phase 1 peut avoir lieu hors site ou sur site. Dans tous les cas, votre vérificateur vous remettra un résumé des résultats à la suite de l’audit. Toute non-conformité détectée est classée comme critique, majeure ou mineure (voir le guide SQF). L’auditeur détaillera ensuite les résultats de l’audit dans un rapport d’audit documentaire SQF standardisé, disponible dans la base de données en ligne, et collaborera avec vous pour établir un calendrier de mise en œuvre des actions correctives. Il n’y a pas de date limite pour la planification de l’audit des installations de phase 2 après la phase 1. Cependant, toutes les non-conformités majeures et critiques de la phase 1 doivent être corrigées avant la validation de la phase 2. Avec un accord préalable, les non-conformités mineures peuvent être reportées, mais doivent être résolues avant la conclusion de l’audit de phase 2.

L’objectif de l’audit des installations de phase 2 est d’évaluer la conformité de votre système SQF dans son ensemble. En préparation de la phase 2, vous devrez effectuer un cycle d’audit interne complet et un examen de la direction de votre système SQF. La phase 2 se déroule toujours sur place, et le ou les auditeurs passeront la majeure partie de leur temps à l’établissement où vos processus sont mis en œuvre, effectuant des observations, menant des entrevues et examinant les documents clés. L’auditeur vous fournira un résumé des résultats à la fin de l’audit et complétera le rapport d’audit SQF normalisé dans la base de données en ligne. La décision de certification devant être émise dans les 45 jours suivant la clôture de l’étape 2, vous devrez collaborer étroitement avec votre vérificateur pour mettre en œuvre les mesures correctives dans les délais impartis. Une fois toutes les non-conformités corrigées et si votre rapport d’audit atteint le niveau de conformité minimal requis, notre comité exécutif approuvera votre certification SQF, fruit de vos efforts et de votre travail. Dans deux semaines, vous recevrez un certificat attestant de votre réussite et vous pourrez, si vous le souhaitez, communiquer les résultats à vos clients.

Quelle est la durée de validité du certificat ? À quelle fréquence serons-nous audités ?

SQF exige une recertification annuelle effectuée dans les 30 jours suivant la date anniversaire de votre certification. Sauf en cas de changements importants au sein de votre personnel, de vos opérations ou de votre système SQF, l’audit documentaire de phase 1 est généralement omis et seul l’audit des installations de phase 2 est réalisé. Les audits de surveillance semestriels sont réservés aux fournisseurs multisites et à ceux qui ont atteint le niveau de conformité minimal lors de leur dernier audit de certification ou de recertification.